LAPORAN HASIL MAGANG INDIVIDU
TAHUN AJARAN 2014 / 2015
DISUSUN OLEH :
NAMA : LAKIEK SILIP
NIM :
0120440181
JURUSAN (KONS) : MANAJEMEN ( MSDM )
MITRA MAGANG :
SEKRETARIAT DPRD KAB. JAYAPURA
FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS CENDERAWASIH
JAYAPURA
2015
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN HASIL MAGANG INDIVIDU
TAHUN AJARAN 2014 / 2015
JUMLAH MAHASISWA DI WILAYAH : Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
MANAJEMEN :
1
JUMLAH : 1 ORANG
HALAMAN PENGESAHAN
NAMA MAHASISWA : LAKIEK SILIP
NIM : 0120440181
JURUSAN : MANAJEMEN (MJM)
KONSENTRASI : MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
MITRA MAGANG : SEKRETARIAT DPRD KAB. JAYAPURA
Telah diperiksa dan
disetujui oleh :
Jayapura, 05 September 2015
Menyetujui (1) Menyetujui (2)
Mitra Magang
Supervisor
Magang
Sekretaris DPRD Kabupaten jayapura Fakultas Ekonomi & Bisnis
Drs.Sefried Depondoiye Agustina Sanggrabano, SE,.M.SC
NIP 19650729 199303 1 004 NIP 19780805 200312
1 003
Mengetahui (3)
Koordinator
Supervisor Magang Wilayah Kab. Jayapura
Dr. Syaikul Falah, SE,.M.Si
NIP
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat
Tuhan Yesus Kristus karena atas bimbingan dan penyertaan-Nya, penulis
dapat menyelesaikan laporan Magang ini dengan baik. Laporan pelaksanaan Magang
ini merupakan tuntutan dari seluruh rangkaian pelaksanaan magang selama lima
minggu kegiatan di lapangan. Pelaksanaan magang ini merupakan kegiatan akademik
wajib bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Cederawasih.
Adapun instansi yang merupakan tempat magang dari penulis adalah
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Kabupaten Jayapura.
Penyusunan laporan ini dapat diselesaikan berkat bantuan, bimbingan dan kerja
sama dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan terima kasih
kepada:
1.
Dr.J.Ronsumbre, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Cenderawaih.
2.
Drs. Sefried Depondoiye, selaku Kepala Dinas
Sekretariat (DPRD) Kabupaten jayapura.
3.
Tangibali, S.Sos.M.Si selaku Kasubag Keuangan
Seretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jayapura.
4.
Anthonius Ho Citra Wijaya, SE,.M.Sc.Ak,.CA selaku
Ketua Panitia Magang.
5.
Agustina Sanggrabano, SE,.M.Sc selaku Dosen Pembimbing
Lapangan.
6.
Seluruh staf Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Jayapura.
Semua pihak yang telah membantu dalam kegiatan
magang maupun penulisan laporan magang. Penulis menyadari bahwa didalam
pembuatan laporan Magang ini mengalami berbagai macam kekurangan dan kelemahan
baik dari segi penyajian materi maupun dalam penyusunan laporan. Untuk itu
diharapkan masukan berupa kritik maupun saran untuk menyempurnakan laporan ini.
Kiranya dengan adanya laporan ini, dapat bermanfaat bagi kita semua.
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN MUKA ……………………………………………..... i
HALAMAN PENGESAHAN ………………………………....…… .. ii
KATA PENGANTAR
......................................................................... iii
DAFTAR ISI
………………………………………………………… iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang ……………………………………………………… 1
B. Dasar
Pelaksanaan
Magang................................................................. 2
C. Tujuan .................................................................................................. 2
D. Manfaat Magang ...................................................................................... ..3
BAB II GAMBARAN UMUM
A. Sejarah Singkat Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura ………………… 4
B. Visi
Dan Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura ………………… 12
C. Struktur Organisasi
................................................................................... 13
BAB III
AKTIVITAS MAGANG
A. Minggu
Pertama ………………………………………………… 14
B. Minggu
Kedua ………………………………………………………… 15
C. Minggu
Ketiga ………………………………………………………..... 16
D. Minggu
Keempat ………………………………………………………… 17
E. Minggu kelima
.................................................................................. 17
BAB IV PEMBAHASAN HASIL MAGANG
A. Masalah Yang Terdapat Pada
Sekretariat DPRD Kab. Jayapura........ 18
B.
Solusi Pemecahan Masalah ……………………………………… 19
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ……………………………………………………… 20
B.
Saran ............................................................................................... 20
LAMPIRAN
A. Daftar Hadir
Dan Aktifitas Magang .................................................. 21
B. Daftar
Nilai Magang
........................................................................ 22
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Kegiatan magang mahasiswa pada Fakultas
Ekonomi dan bisnisUniversitas Cenderawasih yang dilaksanakan setiap tahun
merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan mutu proses belajar mahasiswa.
Hal ini ditempuh untuk lebih mendekatkan peserta ajar (mahasiswa) dengan dunia
kerja yang sesuai dengan bidang ilmu yang mereka pelajari di Fakultas Ekonomi
dan bisnis Universitas Cenderawasih. Kegiatan magang mahasiswa di lingkungan
Fakultas Ekonomi dan bisnis Universitas Cenderawasih merupakan salah satu mata
kuliah yang dinyatakan sebagai pengganti Kuliah Kerja Nyata (KKN). Mata kuliah
ini memiliki 3 SKS dan dilaksanakan pada semester antara bulan Juli sampai
dengan September setiap tahun ajaran.
Dengan kata lain bahwa kegiatan magang ini
sangat penting untuk membantu mahasiswa untuk mengimplementasikan ilmu
pengetahuan yang diperoleh di kampus dalam dunia kerja yang sebenarnya. Di
samping itu kegiatan magang ini juga dapat menambah wawasan mahasiswa dalam
berpola pikir dan bertindak dalam memecahkan masalah di lingkungan kerja.
Alasannya karena mahasiswa hanya terbiasa memecahkan masalah di lingkungan
kampus saja tanpa tahu kondisi riil yang terjadi sebenarnya dalam dunia kerja.
Sebenarnya hal ini dapat diperoleh mahasiswa lebih efektif dari Kuliah Kerja Nyata
(KKN), tetapi kegiatan KKN sangat beresiko dan mengeluarkan banyak biaya.
Sehingga dibuatkan kebijakan untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi dan bisnis
Universitas Cenderawasih menggantinya dengan Kuliah Magang di Instansi –
Instansi Pemerintah/Swasta.
1.2 Dasar
Pelaksanaan Magang
Pelaksanaan
kegiatam magang mahasiswa FEB Uncen pada Tahun Akademik 2014/2015 ini
berdasarkan pada Surat Keputusan ( SK ) Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
No.0562/UN20.1.4/DT/2015 tentang Pengangkatan Panitia Magang Mahasiswa Tahun
Akademik 2014/2015 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Cenderawasih ( SK )
Terlampir.
1.3 Tujuan Magan
Maksud dan tujuan magang di
Fakultas Ekonomi dan bisnis adalah untuk mempersiapkan dan meningkatkan
kemampuan dan keterampilan mahasiswa guna memasuki dunia kerja. Adapun tujuan
pelaksanaan magang adalah :
a.
Membantu mahasiswa bekerja sambil belajar (learning by doing)
b.
Meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap dunia kerja
c.
Memberikan kesempatan terhadap mahasiswa untuk belajar
dari pengalaman mereka (learning from
experience) dalam menyongsong era globalisasi
d.
Memperluas pengetahuan mahasiswa dalam memahami situasi, kondisi dalam
lingkungan kerja.
1.4 Manfaat Magang
a.
Manfaat magang yang dapat diperoleh bagi mahasiswa adalah :
v
Mengetahui bagaimana sebenarnya praktek dunia kerja di lapangan.
v
Menambah pengetahuan dan wawasan
serta pengalaman kerja sebelum nantinya terjun langsung dalam dunia kerja yang
sesungguhnya.
v
Dapat menambah kenalan orang-orang kantor yang bekerja di Instansi
tersebut, sehingga dapat mempermudah kita apabila ingin bekerja di instansi
tersebut.
v
Memperoleh kesempatan untuk melayani masyarakat langsung dan mengimplementa
sikan / mempraktekkan ilmu kita yang di dapat di kampus dalam dunia kerja.
b.
Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Cenderawasih
1.
Memperkecil kesenjangan antara harapan dunia kerja dengan kompetensi lulusan;
2.
Sebagai umpan balik untuk peningkatan pengetahuan praktis tenaga pengajar
dan pengembangan kurikulum secara umum; dan
3.
Mempunyai hubungan yang erat dengan perusahaan, instansi pemerintah dan
industri sehingga terjalin kerjasama yang berkesinambungan.
c.
Manfaat magang yang diperoleh
bagi Instansi atau Mitra Magang
1.
Sebagai salah satu wujud tanggung jawab sosial perusahaan kepada lingkungan
pendidikan; dan
2.
Mempunyai hubungan yang erat dengan instansi pendidikan sehingga terjalin
kerjasama yang berkesinambungan.
BAB II
GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN JAYAPURA
2.1 DPRD Kabupaten Jayapura
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
(DPRD) Kabupaten Jayapura telah terbentuk sebelum rezim Orde Baru dibawah
kepemimpinan Soeharto berkuasa di negeri ini. Pada awalnya, lembaga legislatif
di daerah ini terbentuk pada masa rezim
Orde Lama berkuasa di negeri ini dibawah kepemimpinan Sokarno dengan nama Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah-Gotong Royong yang disingkat dengan DPRD-GR.
Setelah terjadi pengantian
kepemimpianan nasional dari Rezim Orde Lama Ke Orde Baru, maka Pemilihan Umum
pertama terlaksanakan pada masa Rezim Orde Baru untuk memilih wakil-wakil
rakyat yang akan duduk di lembaga legislatif, baik di tingkat nasional maupun
daerah tingkat I dan daerah tingkat II dimulai pada tanggal 3 juli 1977.
Oleh karena Propinsi Irian Barat telah terbentuk atau berdiri sejak
tahun 1969 yang di dalamnya telah dibentuk pula Kabupaten Jayapura, maka dengan
sendirinya penyelenggaran Pemilihan Umum pada tanggal 3 Juli 1977 tersebut
terlaksanakan pula di daerah ini.
2.2
Sejarah Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
Keberadaan Sekretariat DPRD
Kabupaten Jayapura terbentuk sejak tahun 1977. Sedangkan keberadaan Kantor sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
pada tahun 2001, dimana kantor sekretariat sendiri pindahan dari APO kota jayapura dan mengalami
perubahan nomenklatur organisasi berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun
2008 perlu dilakukan perubahan/ penyesuaian dengan tetap berpedoman pada
Peratuaran Pemerintah Nomor 41 Tahun
2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Hal ini sejalan dengan aspek
beban kerja dan kebijakan Pemerintah, baik Eksekutif maupun Legislative serta
aspirasi masyarakat sebagai implementasi dari pelaksanaan penyelenggaraan
pemerintahan.
Dinamika pembangunan senantiasa
membawa aspirasi dan tuntutan baru dari masyarakat untuk meningkatkan
kesejahteraan dan kehidupan yang lebih baik. Aspirasi dan tuntutan masyarakat
itu dilandasi oleh hasrat untuk lebih berperan aktif mewujudkan masyarakat yang
maju, mandiri, sejehtera dan berkeadilan yang disatukan melalui wakil-wakil
rakyat atau Anggota Dewan yang terpilih.
Sekretariat Dewan senantiasa siap
mendukung dan menunjang pelaksanaan tiga fungsi pokok Dewan, khususnya
menterjemahkan aspirasi dan memperjuangkan hak-hak rakyat serta memberikan
pengayoman dan pelayanan secara prima kepada rakyat.
Untuk memenuhi tuntutan-tuntutan
tersebut diatas, Sekretariat Dewan juga berupaya menata organisasi maupun
aparatnya agar mampu melakukan perubahan dan penyesuaian dengan arah kebijakan
prioritas pembangunan di daerah, untuk melayani Anggota didalam Rapat-Rapat
Komisi, Fraksi, Pansus, Banmus, Banggar, Banleg, BK dan Sidang-sidang
Paripurna.
2.3 Tupoksi bidang-bidang kerja
a. Bidang
1)
Tugas
Pokok dan Fungsi Organisasi
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, berdasarkan petunjuk pelaksanaan
yang telah ditetapkan dan disahkan dengan Uraian Jabatan sebagai berikut :
I. Sekretaris
DPRD Kabupaten Jayapura
a. Uraian Tugas
1. Merumuskan rencana dan program
kerja Dewan dan Sekretariat DPRD berdasarkan sasaran yang telah ditetapkan,
kebutuhan prioritas dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai
pedoman kerja.
2. Mengkoordinasikan kegiatan
Sekretariat dengan unit-unit kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura agar
terjalin kerjasama yang baik, cepat, tepat, tuntas dan sukses.
3. Mendistribusikan tugas,
mengarahkan dan memberi petunjuk kepada bawahan
sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
b. Wewenang.
1. Memeriksa hasil kerja bawahan
pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
2. Mengusulkan mutasi pegawai pada
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
3. Mengkoordinasikan kegiatan
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
II.
Kepala Bagian Umum
a. Uraian Tugas
1. Merumuskan rencana dan program
kerja Bagian Umum berdasarkan sasaran yang telah ditetapkan, kebutuhan
prioritas dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja.
2. Mengkoordinasikan kegiatan Bagian
Umum agar terjalin kerjasama yang baik dan untuk mendapatkan kesamaan dan pola
tindak.
3. Mendistribusikan tugas, kepada
Kepala Sub Bagian pada Bagian Umum dan Kepala Sub Bagian Keuangan sesuai dengan
bidang tugasnya masing-masing.
b. Tanggung jawab atas :
1. Kebenaran dan ketepatan rumusan
rencana dan program kerja Bagian Umum.
2. Pembinaan bawahan pada Bagian
Umum.
3. Kebenaran, ketepatan dan
kelancaran kegiatan Bagian Umum
c. Wewenang
1. Memeriksa hasil kerja bawahan
pada Bagian Umum.
2. Mengusulkan mutasi pegawai pada
Bagian Umum.
3. Mengkoordinasikan kegiatan pada
Bagian Umum.
III.
Kepala Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah
a. Uraian Tugas
1. Merumuskan rencana dan program
kerja Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah berdasarkan sasaran yang telah ditetapkan,
kebutuhan prioritas dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai
pedoman kerja.
2. Mengkoordinasikan kegiatan Bagian
Persidangan, Rapat dan Risalah, agar terjalin kerjasama yang baik dan untuk
mendapatkan kesamaan dan pola tindak.
3. Mendistribusikan tugas kepada
Kepala Sub Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah sesuai dengan bidang tugas
masing-masing.
b. Tanggung jawab atas
1. Kebenaran dan ketepatan rencana
dan program kerja Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah.
2. Pembinaan bawahan pada Bagian
Persidangan, Rapat dan Risalah
3. Kebenaran, ketepatan dan
kelancaran kegiatan Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah.
c. Wewenang
1. Memeriksa hasil kerja bawahan
pada Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah.
2. Mengusulkan mutasi pegawai pada
Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah
3. Mengkoordinasikan kegiatan pada
Bagian Persidangan, Rapat dan Risalah
IV.
Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler
a. Uraian Tugas
1. Merumuskan rencana dan program kerja
Bagian Perundang-Undangan dan protokoler berdasarkan sasaran yang telah
ditetapkan, kebutuhan prioritas dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
sebagai pedoman kerja.
2. Mengkoordinasikan kegiatan Bagian
Perundang-Undangan dan Protokoler, agar terjalin kerjasama yang baik dan untuk
mendapatkan kesamaan dan pola tindak.
3. Mendistribusikan tugas kepada
Kepala Sub Bagian Pengkajian Produk Perundang-Undangan dan Kasub Bagian
Protokoler sesuai dengan bidang tugas
masing-masing.
b. Tanggung jawab atas
1. Kebenaran dan ketepatan rencana
dan program kerja Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler
2. Pembinaan bawahan pada Bagian
Perundang-Undangan dan Protokoler.
3. Kebenaran, ketepatan dan
kelancaran kegiatan Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler.
c. Wewenang
1. Memeriksa hasil kerja bawahan
pada Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler
2. Mengusulkan mutasi pegawai pada
Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler.
3. Mengkoordinasikan kegiatan pada
Bagian Perundang-Undangan dan Protokoler.
2.4 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura
1.
Visi Organisasi
Visi yang secara Konsepsional merupakan gambaran
tentang keadaan yang harus dicapai pada masa kini dan masa yang akan datang,
dan merupakan gambaran realistic, mempunyai daya tarik untuk dicapai sebagai
tujuan dan sasaran organisasi secara realitas suatu keadaan yang lebih baik
dari pada keadaan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang. Sejalan
dengan hal tersebut maka Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura adalah :
“Terdepan Dalam
Mewujudkan Pelayanan Prima Kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Jayapura
Di Tahun 2017”.
2.
Misi Organisasi
Untuk mewujudkan Visi tersebut diatas, maka
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura mempunyai misi sebagai berikut :
a.
Meningkatkan kuantitas
dan kualitaslayanan untuk mewujudkan pelayanan prima;
b.
Meningkatkan kapasitas dan kualitas SDM aparatur agar lebih efektif, handal
dan profesionanl;
c.
Mengembangkan
tata nilai budaya, etika dan estetika dalam mewujudkan pelayanan prima;
d.
Mewujudkan
hubungan kerjasama internal dan eksternal untuk tercapainya iklim kerja yang
kondustif;
e.
Meningkatkan
saranan dan parasaranan pendukung dalam rangka tercapainya pelayanan prima; dan
f.
Meningkatkan disiplin, etos kerja dan motivasi kerja.
2.5 Tujuan
dan Sasaran.
1. Tujuannya
a. Untuk mewujudkan aparatur Setwan
yang profesional berdedikasi, berakhlak mulia, beriman dan bertaqwa Kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
b. Meningkatkan pelayanan yang prima
terhadap Dewan dan pelaksanaan tugas dan fungsi pokoknya
c. Peran serta masyarakat dalam
pengambilan kebijakan serta terpenuhinya hak-hak dasar hidupnya.
2. Sasaran.
a. Dalam rangka pengembangan sumber
daya manusia
b. Meningkatkan kualitas pelayanan
terhadap Pimpinan dan Anggota Dewan
c. Meningkatnya pelayanan Pimpinan
dan Anggota Dewan terhadap masyarakat.
2.6 Struktur Organisasi
B
AB III
AKTIVITAS MAGANG
3.1
Minggu Pertama
a. Aktivitas yang penulis lakukan pada minggu pertama
yang dimulai dari tanggal 27 Juli 2015 sampai dengan 05 September 2015 yaitu :
1. Hari 1 ( 27 juli 2015 ) yaitu
Verifikasi kejelasan mahasiswa magang di Kasubag Umum sekaligus penempatan
mahasiswa di Kepala Sub Bagian keuangan.
2. Hari 2 ( 28 juli 2015) Membantu
Kasubag Keuangan Mencatat Register Rutin Surat
Perintah Pencairan Dana (SP2D) tahun 2015
3. Hari 3 ( 29 juli 2015) Membantu
Kasubag Keuangan mencatat register SP2D rutin tahun 2015 lanjutan.
4. Hari 4 (30 juli 2015) Membantu
Kasubag Keuangan mencatat register rutin SP2D tahun 2015 lanjutan dan foto copy
laporan pertanggung jawaban (LPJ).
5. Hari 5 ( 31 juli 2015) Meng copy
Laporan pertanggung jawaban Bendahara pengeluaran DPRD kabupaten jayapura.
Manfaat aktivitas magang pada minggu pertama bagi mahasiswa yaitu mahasiswa dapat mengetahui
bagaimana alur meregister rutin Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) di buku
register yang di tunjukan kepada
Sekretariat DPRD kabupaten jayapura.
Manfaat aktivitas magang pada minggu pertama bagi Mitra / Instansi terkait yaitu dapat membantu meringankan
pekerjaan rutin tiap bulannya yang bersifat umum di Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura.
Tingkat kesulitan aktivitas magang pada minggu pertama yaitu kurangnya Pengarahan dari
pihak Mitra magang sehingga saya kesulitan untuk melakukan pembukuan di buku
rutin SP2D tahun 2015.
3.2
Minggu Kedua
Aktivitas yang saya lakukan pada minggu kedua yang
dimulai dari tanggal 03 Agustus 2015 sampai dengan 07 Agustus 2015 yaitu :
1. Hari 1 (03 Agustus 2015) Menerima
surat masuk dan mengantar Undangan Rapat ke ketua DPRD dan Masing-masing Komisi
Di DPRD Kabupaten Jayapura.
2. Hari 2 (04 Juli 2015) Membantu
Bagian Keuangan DPRD Membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD .
3. Hari 3 (05 Agustus 2015) Membantu
Bagian Keungan Men CAP bukti – bukti Kwintansi Bendaha pengeluaran DPRD
Kabupaten Jayapura.
4. Hari 4 (05 Agustus 2015) Menerima
surat masuk dan men foto copy kwitansi pengeluaran.
Manfaat aktivitas magang pada minggu kedua bagi mahasiswa yaitu mahasiswa dapat mengetahui
posisi – posisi angota dewan di masing – masing komisi melaui undangan rapat
dan mahasiswa bagaimana cara membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Angaran atau
DPA SKPD.
Manfaat aktivitas magang pada minggu kedua bagi Mitra / Instansi terkait yaitu dapat membantu meringankan
pekerjaan rutin seperti membuat DPA SKPD dan Membagi Undangan Rapat di
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura.
Tingkat kesulitan aktivitas magang pada minggu kedua yaitu kurangnya mengarahkan
mahasiswa terhadap cara mengunakan mesin foto copy yang benar.
3.3
Minggu Ketiga
Aktivitas yang saya lakukan pada minggu ketiga yang
dimulai dari tanggal 10 Agustus 2015 sampai dengan 14 Agustus 2015 yaitu :
1. Hari 1 (10 Agustus 2015) yaitu
Membantu Bagian Keuangan DPRD Membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran
SKPD.
2. Hari 2 (11 Agustus 2015) yaitu
Membantu Kasubag keuangan mencatat SP2D rutin bulan januari sampai juli
lanjutan.
3. Hari 3 (12 Agustus 2015) yaitu
membantu Kasubag Keuangan men foto copy kwitansi pengerluaran KUNKER anggota
DPRD.
4. Hari 4 (13 Agustus 2015) yaitu
Membantu Kasubag Mencatat Surat Masuk dan mendisposisikan surat.
5. Hari 5 (14 Agustus 2015) yaitu Ijin
(karena ada kegiatan pengucapan syukuran di Gereja Agape)
Manfaat aktivitas magang pada minggu ketiga bagi mahasiswa yaitu mahasiswa dapat mengetahui
bagaimana alur masuk dan keluar nyasurat yang di tunjukan kepada Sekretariat DPRD kabupaten Jayapura dan cara
Membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD.
Manfaat aktivitas magang pada minggu ketiga bagi Mitra / Instansi terkait yaitu Mitra Magang merasa
terbantu dalam menjalan tugas Umum.
Tingkat kesulitan aktivitas magang pada minggu ketiga yaitu kurangnya perhatian dan
pengarahan untuk membuat DPA SKPD.
3.4
Minggu Keempat
Aktivitas yang saya lakukan pada minggu keempat yang
dimulai dari tanggal 18 Agustus 2015 sampai dengan 21 Agustus 2015 yaitu :
1. Hari 1 (17 Agustus 2015) yaitu libur
---- bersama
2 Hari 2 (18 Agustus 2015) Menfotokopi kwitansi
pembayaran dan potong-potong kwitansi tersebut.
3. Hari 3 ( 19 Agustus 2015 )
ijin karena dari Universitas keluarkan jadwal pengambilan Kartu Rencana Study (
KRS ) Bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, tetapi tidak jadi pengambilan karena
lembaga alihkan ke tanggal 20 Agustus 2015.
4. Hari 4 ( 20 Agustus 2015 ) Kembali ke kampus
ambil KRS
5. Hari 5 ( 21 Agustus 2015 ) yaitu Meminta
data-data yang diperlukan
Manfaat aktivitas magang pada minggu keempat bagi mahasiswa yaitu dapat diberikan kesempatan
untuk mempelajari petunjuk teknis penggunaan mesin foto kopy dengan pilihan
ukuran kertas pada mesin foto kopy.
Manfaat aktivitas magang pada minggu keempat bagi Mitra / Instansi terkait yaitu dapat membantu Kasubag
Keuangan menfotokopy rekapitulasi absensi PNS di Sekretariat DPRD Kota Jayapura
serta memahami cara mengunakan mesin foto kopy yang baik dan bena.
Tingkat kesulitan aktivitas magang pada minggu keempat yaitu mahasiswa tidak didampingi
dosen supervisor dalam penarikan mahasiswa dari tempat magang. Sehingga kami
mengambil inisiatif untuk berpamitan sendiri walaupun agak kurang etis dan
sopan.
3.5 Minggu Kelima
1.
Hari 1 yaitu Membuat laporan magang mahasiswa serta mencari data-data yang
diperlukan dalam laporan di Kasubag Keuangan.
2.
Hari 3 (19 Agustus 2015) yaitu Membuat laporan magang mahasiswa serta mencari
data-data yang diperlukan dalam laporan di Kasubag Umum.
3.
Hari 4 (24 Juli 2014) yaitu yaitu Membuat laporan magang mahasiswa serta
mencari data-data yang diperlukan dalam laporan di Kasubag Umum.
4.
Hari 5 (25 Juli 2014) yaitu Konsultasi hasil laporan magang di Kepala
Bagian Umum serta persiapan penarikan mahasiswa dari tempat magang.
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL MAGANG
A.
Masalah yang terdapat pada Sekretariat DPRD Kabupaten
Jayapura
Setelah mengikuti proses kegiatan magang selama satu bulan satu ( 1 ) minggu di Kantor
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura, ada
beberapa hal yang menurut saya menjadi masalah dalam institusi tersebut,
misalnya :
1. Job description tidak jelas atau (bosan nggak ada kerjaan) hal ini terjadi pada para staf kontrak
yang ada di instansi Sekretariat DPRD di mana Job description tidak jelas (bosan nggak ada kerjaan) misalnya
atasan tidak lagi memberikan pekerjaan karena mereka kurang kompeten dalam hal
pekerjaan, sehingga akibatnya para pekerja ini banyak yang tidak efisen dalam
bekerja hingga mereka tidak disiplin dan memberi dapak kecendrungan untuk tidak
masuk kantor.
2. Masalah fasilitas kantor berupa AC
yang masih sangat kurang dalam intasi secretariat DPRD Kabupaten Jayapura.
Alasannya karena AC merupakan komponen terpenting dalam unit kerja untuk
pegawai dapat bekerja dalam ruangan yang aman dan seyuk. AC ini seharusnya ada di masing-masing ruang
tetapi penulis perhatikan serta amati yang ada hanya di ruang-ruang tertentu.
3. Masalah kedisiplinan Jam kantor
para staf / pegawai yang tidak efisien. Ini jelas akan berdampak pada kinerja
Instansi tersebut. Entah karena minimnya pekerjaan di Sekretariat DPRD Jayapura
atau karena kurangnya kesadaran pegawai untuk berkomitmen pada tanggung
jawabnya terhadap pemerintah.
4. Absesnsi atau jadwal kehadiran
yang masih tercatat secara manual hal ini harus sangat di perhatikan karena
akibat pencatatan apsesnsi secara manual banyak para pegawai staf yang
memanfaatkannya seperti menandatangani daftar hadir seenaknya saja tidak
sesuai dengan kehadiran pegawai atau
staf tersebut.
B.
Solusi Pemecahan Masalah
Menurut saya sebagai mahasiswa, solusi untuk
memecahkan permasalahan di atas yaitu :
1. Buat para staf kontark (honor)
berfikirlah kreatif untuk menemukan hal – hal baru yang bisa dilakukan
dikantor, tentunya yang mendukung pekerjaan utama. Dan waktu yang ada juga bisa
diisi dengan pekerjaan yang sebaik – baiknya.
2. Pimpinan Sekretaris Dewan
(SETWAN) harus cepat dan sigap mencarikan solusi untuk pengadaan AC agar
pegawai dapat bekerja secara optimal dalam ruangan yang seyuk dan aman. Entah
dengan mengirim surat pengadaan fasilitas kerja kepada Sekretaris Daerah atau
langsung kepada Bupati.
3. Para pimpinan Sekretaris DPRD
Jayapura harus tegas dan konsisten terhadap tanggung jawab mereka dalam
menjalankan tugas. Apabila ada staf / pegawai yang tidak tertib dalam
menjalankan tanggung jawabnya, maka harus diproses secara tegas.
4. Pimpinan Sekretaris Dewan
(SETWAN) harus cepat dan sigap mencarikan solusi untuk pengadaan Fingerprin atau Absensi sidik jarki di
sekretariat karena apsensi sidik jari ini tidak bisa di salah gunakan oleh
karyawan atau para staf yang berniat mengapsenkan temannya. Dengan demikian
para karyawan atau staf tidak bisa mensalah gunakan peraturan yang ada di
intansi tersebut khususnya di sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura mengenai
Absensi.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan
Sekretariat DPRD sebagai unsur
pelayan pada hakekatnya memberikan pelayanan administratif Dewan yang meliputi
Kesekretariatan, pengelolaan keuangan, fasilitas penyelenggaraan rapat-rapat
dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan sesuai kemampuan keuangan
daerah. Itu artinya bahwa Instansi ini bertanggung jawab atas kinerja Anggota
Dewan DPRD Kabupaten Jayapura yang telah dipilih oleh rakyat dan memiliki
tanggung jawab besar dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat di Kabupaten
Jayapura.
Dan Sekretariat Dewan senantiasa
siap mendukung dan menunjang pelaksanaan tiga fungsi pokok Dewan, khususnya
menterjemahkan aspirasi dan memperjuangkan hak-hak rakyat serta memberikan
pengayoman dan pelayanan secara prima kepada rakyat.
B.
Saran
1. Saran untuk Instansi Sekretariat
DPRD Kabupaten Jayapura yaitu :
Untuk para staf / pegawai
Sekretariat DPRD Kabupaten Jayapura agar menerapkan budaya disiplin waktu
terutama pada jam masuk kantor.
Apabila dalam penempatan magang
mahasiswa tidak ada pekerjaan, maka mahasiswa tersebut dapat di rolling ke
tempat yang aktif pekerjaannya. Agar mahasiswa tersebut tidak merasa bosan dan
kegiatan magang ini dapat berjalan secara efektif.
2. Saran untuk Panitia Magang
Fakultas Ekonomi UNCEN yaitu :
Untuk tahun mendatang, apabila
kegiatan magang ini masih diterapkan, saya mengharapkan agar Panitia Magang
Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNCEN harus
lebih siap dalam menjalankan Proses magang ini agar tidak terjadi kekacauwan .
Untuk tahun mendatang panitia juga harus
menyiapkan buku panduan yang lebih baik lagi, karena buku panduan tahun ini
kami mahasiswa magang bingun karena lebih banyak memakai aturan-aturan dalam
pengetikan laporan mahang tersebut.
Lampiran
I . Aktivitas
Minggu Pertama
Tanggal
|
Jam
masuk/pulang
|
Aktivitas Hari Ini
|
Paraf m.
Magang
|
|
27/7/2015
|
10:00
|
3:25
|
Verifikasi kejelasan mahasiswa
magang
|
|
28/7/2015
|
8:30
|
3:15
|
Membantu Kasubag Keuangan
Mencatat Register Rutin Surat Perintah
Pencairan Dana (SP2D) tahun 2015
|
|
29/7/2015
|
8:30
|
3:15
|
Membantu Kasubag Keuangan mencatat register SP2D rutin tahun 2015
lanjutan
|
|
30/7/2015
|
10:19
|
3:00
|
Mencatat register rutin SP2D
tahun 2015 lanjutan dan foto copy laporan pertanggung jawaban (LPJ).
|
|
31/72015
|
9:37
|
3:25
|
Meng copy Laporan pertanggung
jawaban Bendahara pengeluaran DPRD kabupaten jayapura
|
|
II .
Aktivitas Minggu Kedua
Tanggal
|
Jam
masuk/pulng
|
Aktivitas Hari Ini
|
Prf m.
Magang
|
|
03/8/2015
|
9:30
|
3:15
|
Menerima surat masuk dan
mengantar Undangan Rapat ke ketua DPRD dan Masing-masing Komisi Di DPRD
Kabupaten Jayapura
|
|
04/8/2015
|
9:17
|
3:25
|
Membantu Bagian Keuangan DPRD
Membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD
|
|
05/8/2015
|
9:30
|
3:15
|
Membantu Bagian Keungan Men CAP bukti-bukti Kwintansi Bendaha
pengeluaran DPRD Kabupaten Jayapura.
|
|
06/8/2015
|
9:30
|
3:00
|
M Menerima
surat masuk dan men foto copy kwitansi pengeluaran.
|
|
07/8/2015
|
9:30
|
3:00
|
||
III .
Aktivitas Minggu Ketiga
Tanggal
|
Jam
masuk/pulang
|
Aktivitas
Hari Ini
|
Paraf m.
Magang
|
|
10/8/2015
|
10:00
|
1:30
|
Membantu Bagian Keuangan DPRD
Membuat Laporan Dokumen Pelaksanaan Anggaran SKPD
|
|
11/8/2015
|
9:20
|
3:15
|
Membantu Kasubag keuangan
mencatat SP2D rutin bulan januari sampai juli lanjutan
|
|
12/8/2015
|
8:00
|
3:15
|
membantu Kasubag Keuangan men
foto copy kwitansi pengerluaran KUNKER anggota DPRD
|
|
13/8/2015
|
9:40
|
3:00
|
Membantu
Kasubag Mencatat Surat Masuk dan mendisposisikan surat
|
|
14/8/2015
|
-
|
-
|
Yaitu
Ijin (karena ada kegiatan pengucapan syukuran di Gereja Agape)
|
|
IV .
Aktivitas Minggu Keempat
Tanggal
|
Jam
masuk/pulang
|
Aktivitas
Hari Ini
|
Paraf m.
Magang
|
|
17/8/2015
|
-
|
-
|
Libur upacara RI ke 70
|
|
18/8/2015
|
9:20
|
3:15
|
Menfotokopi kwitansi pembayaran dan potong-potong kwitansi tersebut
|
|
19/8/2015
|
-
|
-
|
Jadwal akademik
untuk pengambila KRS Tetapi di alihkan tgl 20
|
|
20/8/2015
|
-
|
-
|
Pengambilan
KRS jadi libur
|
|
21/8/2015
|
10:00
|
3:20
|
yaitu Meminta data-data yang
diperlukan
|
|
V . Minggu
Kelima
Tanggal
|
Jam
masuk/pulang
|
Aktivitas
Hari Ini
|
Paraf m.
magang
|
|
24/8/2015
|
10:00
|
3:25
|
yaitu Membuat laporan magang
mahasiswa serta mencari data-data yang diperlukan dalam laporan di Kasubag
Keuangan
|
|
25/8/2015
|
8:30
|
3:15
|
yaitu Membuat laporan magang
mahasiswa serta mencari data-data yang diperlukan dalam laporan di Kasubag
Umum
|
|
26/8/2015
|
8:30
|
3:15
|
yaitu Membuat laporan magang
mahasiswa serta mencari data-data yang diperlukan dalam laporan di Kasubag
kearsipan
|
|
27/8/2015
|
10:19
|
3:00
|
Melengkapi
laporan magang mahasiswa
|
|
28/8/2015
|
Meminta
tandatangan di kepala sekretariat DPRD serta Kasubag keuangan
|
|||
